Come adottare lo Smart Working
Collegarsi da casa ai servizi aziendali oppure da remoto

Curiosità
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"Smart Working", è una parola nuova per una teoria consolidata che è in evoluzione fin dai primi anni '80, da quando l'avvento dei primi computer e della rete internet, hanno dato spunto per ideare il "Tele-Lavoro".
Perché diventasse realtà ci sono voluti almeno 20 anni e lo sviluppo costante e capillare di internet e del web.

Tuttavia, lo "Smart Working" non è solo collegarsi da casa ai servizi aziendali oppure da remoto ad una postazione aziendale; questa pratica è stata adottata da molti durante la crisi che stiamo vivendo nei giorni in cui sto scrivendo, ma c'è molto di più.

Tradotto in italiano come "Lavoro Intelligente", lo "Smart Working" può essere definito come una serie di adeguamenti aziendali, procedurali ed esecutivi che consentano ad un individuo di poter lavorare da una postazione remota qualsiasi avendo a disposizione una connessione internet e uno strumento adeguato che permetta di usufruire dei servizi aziendali (PC o tablet)

Oggi ci sono moltissime aziende che già utilizzano lo "Smart Working" e non lo sanno. Basti pensare a tutte quelle che avendo filiali distribuite nel territorio hanno messo a disposizione collegamenti ai gestionali aziendali per operare da remoto. Di certo sono stati organizzati collegamenti di rete ad hoc, ma soprattutto sono state procedurate le operazioni per far lavorare i dipendenti in queste condizioni.

Gli eventi che ci stanno attraversando oggi, daranno una grande spinta nel tessuto imprenditoriale per consentire in futuro un vero "Lavoro Intelligente".

Prima di affrontare la parte tecnica elencherò i prerequisiti necessari per adottare correttamente questa pratica in ordine di priorità

1) Correggere le procedure aziendali, in modo che tutte le attività siano eseguibili veicolando solo documenti digitali, considerando il grande ausilio che possono fornire Posta Certificata e firma grafo-metrica.

2) Per chi non dispone di BPM (business process management) è necessario stabilire per ogni reparto come veicolare il payload (carico di lavoro) in modo costante e soprattutto con una programmazione più a lungo termine possibile, per evitare che chi opera in remoto si trovi senza attività da svolgere.

3) Intraprendere un'analisi di come affrontare la coordinazione e misura dei risultati, a distanza.

Adottando queste punti, si potrà passare alla parte tecnica per consentire l'esecuzione dell'attività.

Cosa è necessario a livello tecnico per consentire lo "Smart Working"?

1) Una buona connettività ad internet sia per l'azienda che per il lavoratore.

2) Per lavorare a distanza, se l'azienda è strutturata in modo da operare solamente con applicativi Web, non c'è bisogno di alcun intervento strutturale.

3) Se gli applicativi aziendali non sono usufruibili via Web, l'azienda dovrà predisporre una connettività di tipo VPN (Virtual Private Network) che consentirà un collegamento crittografato alle risorse aziendali. Chi si collega in VPN all'azienda ha accesso alle medesime risorse di rete che avrebbe stando collegato alla rete del proprio posto di lavoro.

4) Una adeguata formazione del personale, che da remoto, non avendo un'assistenza diretta o l'esperienza dei colleghi potrebbe trovare difficoltà ad eseguire le attività lavorative

Oltre a questo, il consiglio è di spingersi ad adottare strumenti collaborativi utilizzando workspaces virtuali, accessibili via Web, per la condivisione dei documenti (ad esempio i già conosciuti Dropbox, Google Drive, OneDrive etc) e di strumenti di calendarizzazione e pianificazione condivisi.

In conclusione
I prossimi mesi porteranno alla nascita e conoscenza al pubblico di piattaforme per la collaborazione remota, tuttavia, è necessario che il concetto di "Smart Working" sia progettato e assimilato prima a livello aziendale, altrimenti ogni strumento adottato, seppur potente ed esaustivo sarà inutile.

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Intervista a Alessandra Conforti

Giornalista e blogger, Webmouser DOC